Jäsenhallinta

Jäsenhallintaprosessi ja jäsenrekisterin ylläpitokäytäntö RoPS ry:ssä

Jäsenkategoriat

1. Seuran jäseniä ovat:
   a) toimivat jäsenet, eli vuosijäsenet, joiden jäsenmaksun seuran syyskokous kulloinkin määrää;
   b) alle 17-vuotiaat juniorijäsenet, joiden jäsenmaksu sisältyy vuosittain maksettavaan pelaajalisenssiin;
   c) ainaisjäsenet, jotka maksavat seuran syyskokouksen hyväksymän kertaluonteisen jäsenmaksun; ja
   d) kunniajäsenet, jotka ovat vapaita jäsenmaksuista.

Jäsenyyden hyväksyntä

2. Alle 17-vuotiaat juniorijäsenet lasketaan vuosijäseneksi heti kun pelaajalisenssimaksu on suoritettu. Erillistä johtokunnan hyväksyntää ei tarvita.
3. Kunniajäseneksi, mukaan lukien kunniapuheenjohtajaksi, voi tulla valituksi seuran jäsenkokouksessa.
4. Jokaisen vuosi- ja ainaisjäsenen tulee olla maksanut asianmukainen jäsenmaksu, kuten yllä on esitetty kohdissa 1 a) ja c), ennen kuin johtokunta voi käsitellä jäsenyyden hyväksymisen.
5. Johtokunta käsittelee vuosi- ja ainaisjäsenmaksun maksaneiden henkilöiden hyväksymistä jäseniksi kuukausittaisissa kokouksissaan. Seuran jäseneksi pääsemisen edellytyksenä on, jäsenmaksun suorittamisen lisäksi, että kyseessä on hyvämaineinen henkilö, joka sitoutuu noudattamaan seuran sääntöjä ja päätöksiä. Mikäli johtokunnalla on syytä epäillä toisin, jäsenyys saatetaan evätä.
6. Hyväksytyille jäsenille ilmoitetaan asiasta sähköpostitse.

Jäsenmaksuprosessi

7. Seura lähettää kullekin vuosijäsenelle, heti kuluneen toimintakauden syyskokouksen jälkeen, jäsenmaksupyynnön myClub-alustan kautta. Maksun eräpäivä on 31.tammikuuta. Niille, jotka eivät ole maksaneet jäsenmaksua eräpäivään mennessä lähetetään ensimmäinen maksumuistutus 14.helmikuuta, ja tarvittaessa toinen maksumuistutus 21.helmikuuta.
8. Uudet vuosi- tai ainaisjäsenyydestä kiinnostuneet voivat ostaa jäsenyyden milloin tahansa seuran verkkokaupasta.

Jäsenrekisteri

9. Seura pitää jäsenistään rekisteriä myClub-alustallaan. Rekisteriä ylläpidetään ja rekisteritietoja käsitellään seuran tietosuojaohjeiden mukaisesti: https://rops.fi/rops-ry/hyva-hallintotapa-ja-talous/tietosuoja/
10. Jokaisen jäsenen velvollisuutena on ilmoittaa seuralle vähintään yhteystiedot eli nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan myös tietoihinsa tulevista muutoksista.
11. Jäsenelle on pyydettäessä varattava tilaisuus tutustua näihin tietoihin. Muiden jäsenten yhteystietoja jäsenellä on oikeus nähdä vain, jos hän osoittaa etunsa yhdistyksen jäsenenä sitä vaativan.

Jäsenyyden lakkaaminen

12. Mikäli vuosijäsenmaksua ei ole suoritettu kahden maksumuistutuksen lähettämisestä huolimatta 28.helmikuuta mennessä, johtokunta voi päättää jäsenen erottamisesta maaliskuun kokouksessaan. Erottamisesta ilmoitetaan sähköpostitse. Erotetun henkilön yhteistiedot poistetaan jäsenrekisteristä. Mikäli erotettu jäsen myöhemmin suorittaa jäsenmaksun, johtokunta ottaa jäsenyyden hyväksynnän uudelleen käsittelyyn.
13. Jäsenellä on myös koska tahansa oikeus erota seurasta itse, jos hän on tehnyt siitä kirjallisen ilmoituksen johtokunnalle tai sen puheenjohtajalle, taikka ilmoittanut eroamisestaan seuran kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi.
14. Jäsenen, joka ei noudata seuran sääntöjä tai määräyksiä, johtokunta voi tarvittaessa erottaa seuran jäsenyydestä joko ikuisesti tai määräajaksi. Tästä päätöksestä on jäsenellä oikeus valittaa seuran kokoukselle neljäntoista (14) vuorokauden kuluessa erottamispäätöksestä tiedon saatuaan tiedoksiantopäivää lukuun ottamatta, jättämällä kirjallisen valituksen johtokunnalle.

Osallistuminen seuran jäsenkokouksiin

15. Jokainen seuran jäseneksi hyväksytty ja jäsenrekisteriin merkitty henkilö voi osallistua seuran kevät-, syys-, tai ylimääräiseen kokoukseen. Tämä ei kuitenkaan välttämättä takaa äänestysoikeutta, johon vaikuttaa jäsenen ikä sekä ajankohta, jolloin jäsenmaksu on suoritettu. (ks. alla, kohdat 16 ja17).

Äänestysoikeus

16. Seuran kokouksissa kaikilla ainaisjäsenyyden tai kyseisen toimintavuoden jäsenmaksun määräajassa maksaneella 17 vuotta täyttäneellä jäsenellä sekä kunniajäsenellä ja kunniapuheenjohtajalla, on yksi ääni. Valtakirjalla ei saa äänestää.
17. Tässä tarkoitettu määräaika jäsenmaksun suorittamiselle on kevätkokouksen osalta kokousta edeltävän tammikuun viimeinen päivä ja syyskokouksen osalta kokousta edeltävän syyskuun viimeinen päivä.

Jäsenhallintaprosessin ja jäsenrekisterin ylläpitokäytännön muuttaminen

18. Seuran jäsenhallintaprosessia ja jäsenrekisterin ylläpitokäytäntöä voidaan johtokunnan päätöksellä muuttaa ilman erillistä ilmoitusta.

RoPS ry:n johtokunta
12. helmikuuta 2025