Rovaniemen Palloseura ry:n eettinen toimintatapaohjeistus

Sisällys

1. Johdanto
2. Arvot ja eettiset periaatteet
3. Yhdenvertaisuus, monimuotoisuus ja syrjinnän ehkäisy
4. Vastuut ja odotukset
5. Lait, säännöt ja eettiset standardit
6. Luottamuksellisuus ja seuran tietojen suojaaminen
7. Eturistiriitatilanteet
8. Viestintä, sosiaalinen media
9. Ammattimainen käytös
10. Taloudellinen vastuu ja resurssien käyttö
11. Riitojen ratkaisuprosessi
12. Terveys ja turvallisuus
13. Ympäristövastuu
14. Sitoutuminen kehittämiseen
15. Ilmoitusmenettely ja epäasialliseen toimintaan puuttuminen

1. Johdanto

Eettinen toimintatapaohjeistus on osa RoPS:n Hyvää Hallintotapaa ja kaikkien seuraorganisaation jäsenten odotetaan noudattavan näitä ohjeita työssään ja edustavan seuraa parhaalla mahdollisella tavalla.

Eettisen toimintatapaohjeistuksen tarkoitus on:

• Määrittää, millaista käyttäytymistä ja toimintatapoja seuraorganisaatiossa odotetaan ja pidetään hyväksyttävänä.
• Edistää kulttuuria, jossa korostuvat kunnioitus, vastuuvelvollisuus ja yhteistyö.
• Antaa selkeät ohjeet eettiseen päätöksentekoon ja ristiriitatilanteiden ratkaisuun sekä selkeyttää seuratoimijoiden vastuita ja rooleja.
• Varmistaa, että kaikki toiminta noudattaa voimassa olevia lakeja ja seuran sääntöjä.

Pidä itseäsi ja toisia vastuullisena tämän toimintatapaohjeistuksen noudattamisesta.

2. Arvot ja eettiset periaatteet

Seuran toiminta perustuu seuraaviin ydinarvoihin, jotka ohjaavat seuraorganisaation jäsenten päätöksentekoa ja käyttäytymistä:

• Yhteisöllisyys: Ropsilaisuus on yhdessä olemista ja tekemistä. Kohtelemme toisiamme arvostavasti ja otamme toisemme huomioon. Sitoudumme yhteisiin tavoitteisiin ja luotamme toisiimme. Yhteisönä olemme mukana edistämässä lappilaista elinvoimaa. Olemme yhteenliittävä voima, joka ottaa uusia ropsilaisia avosylin vastaan. Kerran ropsilainen on aina ropsilainen.
• Avoimuus: RoPS kuuntelee ja osallistaa yhteisöään. Annamme kaikille mahdollisuuden vaikuttaa yhteisiin asioihin ja arvostamme monimuotoisuutta. Toimintamme on läpinäkyvää ja avoin viestintämme luotettavaa ja uskottavaa. Ropsilaisuus on rehellisyyttä yhteisten haasteiden edessä.
• Vastuullisuus: RoPS on vastuunsa tiedostava suunnannäyttäjä. Takaamme turvallisen ja tasa-arvoisen toimintaympäristön kaikille. Otamme sosiaalisen ja ympäristövastuumme vakavasti. Ropsilaisuus on vastuuta yhteisön yhteisistä varoista ja sen toiminnan jatkuvuuden turvaamisesta. Ropsilaisuus on puhdasta ja reilua peliä.
• Kilpailullisuus: Ropsilaisuus on tavoitteellisuutta ja voitontahtoa. Panostamme laadukkaaseen valmennukseen ja hyviin harjoitteluolosuhteisiin. Luomme edellytykset sekä yksilö- että joukkuemenestykselle. Ropsilaisuus on arktista sitkeyttä ja periksiantamattomuutta.

3. Yhdenvertaisuus, monimuotoisuus ja syrjinnän ehkäisy

Jokainen seuratoimija sitoutuu rakentamaan työyhteisön, jossa jokainen tuntee itsensä tervetulleeksi ja arvostetuksi. Yhdenvertaisuus ja syrjimättömyys ovat toimintamme perusta, ja erilaisuus nähdään voimavarana.

Periaatteemme:

• Turvallinen ja kunnioittava työilmapiiri: Jokaisella on oikeus tulla kohdelluksi reilusti ja tasapuolisesti riippumatta henkilökohtaisista ominaisuuksista, kuten sukupuolesta, iästä tai etnisestä taustasta.
• Monimuotoisuus voimavarana työympäristössä: Erilaiset taustat ja näkemykset rikastuttavat toimintaamme ja vahvistavat yhteisöllisyyttä.
• Nollatoleranssi syrjinnälle ja häirinnälle työympäristössä: Häirintä voi olla fyysistä, henkistä tai seksuaalista ja ilmetä esimerkiksi ei-toivottuna kosketteluna, uhkaavana tai aggressiivisena käytöksenä, nimittelynä, vihjailuina, halventavina kommentteina tai ulkonäköön liittyvinä huomautuksina.

Toimintaohjeet:

• Kunnioita kaikkia seurayhteisön jäseniä ja tue heidän osallisuuttaan.
• Ole tietoinen omasta toiminnastasi ja tarkkaile työyhteisön ilmapiiriä – ennakoiva puuttuminen voi estää ongelmien syntymisen.
• Puutu mahdolliseen syrjintään tai häirintään välittömästi ja ilmoita siitä tarvittaessa luvussa 15 eritellyllä ilmoitusmenettelyllä. Kaikki tapaukset käsitellään puolueettomasti ja luottamuksellisesti.

Tavoitteemme on luoda työpaikkakulttuuri, jossa jokainen kokee olevansa tasavertainen ja tärkeä osa seuraamme.

4. Vastuut ja odotukset

Jokaisen seuratoimijan odotetaan toimivan seuraavien periaatteiden mukaisesti:

• Noudata seuran sääntöjä, käytäntöjä, menettelytapoja sekä kaikkia voimassa olevia lakeja ja asetuksia.
• Perehdy tähän eettiseen toimintatapaohjeistukseen ja noudata siinä esitettyjä periaatteita henkilökohtaisessa käytöksessäsi seuraan liittyvässä toiminnassa.
• Kyseenalaista saamasi ohje, jos se on eettisen toimintatapaohjeistuksen, seuran käytäntöjen tai lakien vastainen.
• Jos havaitset toiminnassa eettisen toimintatapaohjeistuksen, lakien tai seuran käytäntöjen vastaista toimintaa, puutu asiaan viipymättä. Tee tarvittaessa ilmoitus luvussa 15 eritellyn ilmoitusmenettelyn mukaisesti.
• Tämä koskee myös olemassa olevia prosesseja ja käytäntöjä, jotka saattavat olla sääntöjen vastaisia.

Työtehtävien hoitaminen ja resurssien käyttö

• Hoida tehtäväsi sovitusti ja aikataulussa.
• Kunnioita seuran resursseja ja käytä niitä ainoastaan työtehtäviin.

Rehellisyys ja vastuullisuus

• Ilmoita mahdollisista eturistiriitatilanteista ja väärinkäytöksistä.
• Johda aina omalla esimerkilläsi ja edistä avoimuutta, rehellisyyttä ja yhteistyötä.
• Suhtaudu palautteeseen rakentavasti ja ole valmis kehittämään omaa työskentelyäsi seuran yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi.

5. Lait, säännöt ja eettiset standardit

Jokainen seuratoimija sitoutuu noudattamaan kaikkia seuraa ja sen toimintaa koskevia lakeja, sääntöjä ja asetuksia. Päätöksenteossa ja toiminnassa tulee aina noudattaa korkeimpia normeja, riippumatta siitä, perustuvatko ne:

• Lakiin ja asetuksiin
• Seuran sääntöihin, käytäntöihin ja ohjeistuksiin
• Tässä toimintatapaohjeistuksessa määriteltyihin periaatteisiin

Vaikka jokin menettely olisi lain mukaan sallittu, se ei aina tarkoita, että se olisi eettisesti hyväksyttävä. Toiminta tulee arvioida myös arvojemme näkökulmasta – yhteisöllisyyden, avoimuuden, vastuullisuuden ja reilun pelin hengessä. Jos olet epävarma päätöksen tai menettelyn eettisyydestä, kysy neuvoa esimerkiksi puheenjohtajalta, varapuheenjohtajalta, urheilujohtajalta tai toiminnanjohtajalta.

6. Luottamuksellisuus ja seuran tietojen suojaaminen

Rovaniemen Palloseuran toiminnassa käsitellään luottamuksellisia tietoja, ja kaikkien seuratoimijoiden velvollisuus on suojata niitä huolellisesti. Tietoja saa käsitellä ja jakaa vain seuran Tietosuojaohjetta ja voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen.

Luottamuksellisia tietoja ovat esimerkiksi:

• Pelaajien ja jäsenten henkilökohtaiset tiedot (mm. yhteystiedot, terveystiedot)
• Seuran taloudelliset ja strategiset asiakirjat, paitsi jos ne on sovittu julkaistavasti avoimesti RoPS ry:n Läpinäkyvyysperiaatteiden mukaisesti
• Sisäiset keskustelut ja päätökset, paitsi johtokunnan kokousraportit, jotka julkaistaan yhteenvetona kunkin kokouksen jälkeen.

Tietosuojan periaatteet:

• Tietoja käsitellään vain määriteltyihin ja laillisiin tarkoituksiin.
• Sähköiset asiakirjat suojataan vahvoilla salasanoilla.
• Luottamukselliset dokumentit, kuten työ-, pelaaja- tai valmennussopimukset, säilytetään ja hävitetään asianmukaisesti.

Tietojen jakaminen ja luovuttaminen tapahtuu vain perustelluissa tilanteissa, kuten:

• Viranomaisen lainmukainen pyyntö
• Sopimukseen perustuva vaatimus

Jokainen seuratoimija on vastuussa siitä, että seuran tietosuojaa ja luottamuksellisuutta koskevia sääntöjä noudatetaan.

7. Eturistiriitatilanteet

Eturistiriita syntyy, kun seuratoimijan henkilökohtaiset edut voivat vaikuttaa hänen puolueettomuuteensa seuran päätöksenteossa tai toiminnassa.

Esimerkkejä eturistiriitatilanteista:

• Läheisen henkilön suosiminen päätöksenteossa, esim. hankintakäytännöissä, joukkueen pelaaja- tai valmentajavalinnoissa jne.
• Henkilökohtainen taloudellinen hyöty seuran resursseja käytettäessä
• Toimiminen kahdessa tehtävässä, joissa intressit voivat olla ristiriidassa

Rovaniemen Palloseuran palveluksessa oleva ei saa käyttää asemaansa oman edun tavoitteluun ja tilanteista, joissa henkilökohtaiset edut voivat olla ristiriidassa seuran edun kanssa, on pidättäydyttävä. Vältä tilanteita, joissa henkilökohtaiset edut ovat ristiriidassa seuran etujen kanssa.

8. Viestintä, sosiaalinen media

Rovaniemen Palloseurassa viestintä perustuu avoimuuteen, selkeyteen ja johdonmukaisuuteen. Viestinnässä noudatetaan seuran viestintäohjetta, joka määrittää tarkemmin käytännöt eri tilanteissa.

Periaatteet viestinnässä:

• Viesti aina kunnioittavasti ja rakentavasti seuran jäsenten ja muiden sidosryhmien kanssa.
• Käytä selkeää ja ammattimaista kieltä kaikessa viestinnässä.
• Edusta seuraa myönteisesti ja seuran arvojen mukaisesti julkisissa keskusteluissa.

Sosiaalinen media:

• Toimi vastuullisesti ja harkiten sosiaalisessa mediassa. Varmista, että henkilökohtaiset mielipiteesi erotetaan selkeästi seuran virallisista kannoista.
• Älä jaa luottamuksellista tai seuraa vahingoittavaa tietoa.

9. Ammattimainen käytös

Kaikilta seuratoimijoilta odotetaan ammattimaista käytöstä, lojaalisuutta seuraa kohtaan ja esimerkillistä johtamista.

• Toimi aina asiallisesti ja kunnioittavasti, niin työpaikalla kuin julkisilla foorumeilla.
• Pidä huolta, että käytöksesi vahvistaa seuran mainetta ja noudattaa sen arvoja.
• Johda esimerkillä ja edistä avointa, tasapuolista ja rakentavaa toimintakulttuuria.
• Tue yhteistyötä ja seuraorganisaation jäsenten ammatillista kehittymistä.

Esimerkillinen käytös ja vastuullinen johtaminen luovat luottamusta ja vahvistavat seuran yhteisöllisyyttä.

10. Taloudellinen vastuu ja resurssien käyttö

Kaikkien Rovaniemen Palloseuran hallinnossa toimivien tulee noudattaa seuran talousohjesääntöjä ja toimia niiden mukaisesti taloudenhoidossa ja resurssien käytössä.

• Taloudelliset päätökset tehdään hyväksyttyjen menettelytapojen ja budjetin mukaisesti.
• Seuran varoja ja resursseja käytetään vain seuran toimintaan liittyviin tarkoituksiin, niiden tarkoituksen mukaisesti.
• Varmista, että seuran omaisuutta ylläpidetään ja siitä huolehditaan.
• Jokaisen on puututtava ja ilmoitettava viipymättä havaitsemistaan taloudellisista epäselvyyksistä tai väärinkäytösepäilyistä.

11. Riitojen ratkaisuprosessi

Riitojen tai erimielisyyksien sattuessa suositellaan noudatettavaksi seuraavia vaiheita:

1. Avoin, välitön ja suora puheeksi otto: Käsittele asia suoraan kahdenkeskisesti asianomaisen henkilön kanssa, pitäen sävy kunnioittavana.

2. Välitys: Jos tarpeen, osallista neutraali kolmas osapuoli keskustelujen helpottamiseksi.

3. Virallinen prosessi: Jos asia ei ratkea, toimita virallinen kirjallinen valitus seuran puheenjohtajalle tai varapuheenjohtajalle. Valitus tarkastetaan, ja asiaan ryhdytään tarvittavin toimin.

12. Terveys ja turvallisuus

Jokaisen seuratoimijan terveys ja turvallisuus ovat ensisijaisen tärkeitä. Siksi jokaisen odotetaan aktiivisesti edistävän turvallista työympäristöä ja huolehtivan sekä omasta että muiden hyvinvoinnista.

Terveys ja turvallisuus tarkoittavat muun muassa:

• Riskien ennaltaehkäisyä: Havaitut vaaratekijät ja puutteet on raportoitava välittömästi puheenjohtajalle, varapuheenjohtajalle, toiminnanjohtajalle tai urheilujohtajalle.
• Työhyvinvoinnin edistämistä: Huolehdi omasta jaksamisestasi ja pyydä tarvittaessa tukea.
• Ensiavun tuntemusta: Pyri oma-aloitteisesti perehtymään miten toimia ensiapu- sekä muissa hätätilanteissa.

Työturvallisuus ja terve työympäristö ovat koko työyhteisön vastuulla. Seura kannustaa avointa viestintää kaikista turvallisuuteen liittyvistä asioista.

13. Ympäristövastuu

Seuratoimijoilta odotetaan ympäristövastuun huomioimista kaikessa toiminnassa, seuran Vastuullisuusohjelman mukaisesti. Ympäristötietoisuus on olennainen osa seuran arkea ja kehitystä.

Periaatteet ympäristövastuussa:

• Tehokas energian ja materiaalien käyttö: Suunnittele työtehtävät niin, että energiankulutus ja materiaalien käyttö ovat mahdollisimman vähäisiä.
• Kierrätys ja jätteen vähentäminen: Noudata kierrätysohjeita ja pyri vähentämään jätteen määrää.
• Ympäristöystävälliset liikkumismuodot: Suosi julkista liikennettä, kimppakyytejä ja pyöräilyä.
• Matkustaminen: Minimoi ympäristövaikutukset ja valitse kestäviä liikkumismuotoja.

Tapahtumien suunnittelu:

• Huomioi ympäristövaikutukset ja etsi keinoja niiden vähentämiseksi.
• Edistä ympäristöystävällisten valintojen tekemistä kaikessa toiminnassa.

14. Sitoutuminen kehittämiseen

Kaikkien seuratoimijoiden odotetaan edistävän niin omaa kuin muidenkin kehittymistä ja ylläpitävän korkeaa ammattitaitoa seuran tavoitteiden mukaisesti. Kehittyminen on jatkuva prosessi, joka vahvistaa seuran toimintaa ja jokaisen seuratoimijan valmiuksia kohdata uusia haasteita.

• Ammatillinen kehittyminen: Osallistu seuran tarjoamiin koulutuksiin ja tapahtumiin, jotka tukevat omaa rooliasi.
• Oman osaamisen päivittäminen: Pidä osaamisesi ajan tasalla seuraamalla alasi kehitystä ja hyödyntämällä uusia työkaluja ja menetelmiä.
• Yhteistyön ja oppimisen tukeminen: Rohkaise avointa tiedon jakamista työyhteisössä ja tue kollegojasi heidän ammatillisessa kasvussaan.
• Kehityksen tukeminen: Anna rakentavaa palautetta, rohkaise jäseniä ja pelaajia asettamaan itselleen tavoitteita ja tarjoa heille mahdollisuuksia kehittää taitojaan.

15. Ilmoitusmenettely ja epäasialliseen toimintaan puuttuminen

Jokaisella seuraorganisaation jäsenellä on oikeus turvalliseen ja kunnioittavaan työympäristöön. Mihin tahansa epäasialliseen toimintaan, kuten väärinkäytöksiin, epäeettiseen toimintaan, häirintään tai muuhun huolta herättävään asiaan liittyen, esimerkiksi tähän ohjeistukseen peilaten, voi ilmoittaa luottamuksellisesti seuraavasti:

• Puheenjohtajalle, varapuheenjohtajalle, toiminnanjohtajalle tai urheilujohtajalle
• Kirjallisesti johtokunnan nimeämälle taholle, jos tilanne vaatii puolueetonta käsittelyä
• Tarvittaessa nimettömänä. Huomioitavaa on, että anonyymien ilmoitusten tapauksissa molempien osapuolten oikeusturvaa tulee suojella.

Kaikki ilmoitukset käsitellään vakavasti, puolueettomasti ja luottamuksellisesti.