Johtokunnan työjärjestys

Seuran sääntöjä täydentävä työjärjestys selkeyttää johtokunnan roolia ja tehtäviä.

1.Yleistä

Johtokunnan tehtävät ja vastuut määräytyvät yhdistyslain ja Rovaniemen Palloseura
Ry:n (tästedes: seuran) sääntöjen mukaisesti.
Tämä työjärjestys on hyväksytty seuran johtokunnassa 18.12.2023. Johtokunta
päivittää ja muuttaa työjärjestystä tarvittaessa.

2. Johtokunnan kokoonpano
Seuralla on sääntöjen mukaisesti johtokunta, johon kuuluu puheenjohtaja,
varapuheenjohtaja ja kuusi jäsentä.
Seuran syyskokous marraskuussa valitsee puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan
vuorovuosina kahdeksi vuodeksi kerrallaan. Johtokunnan muut jäsenet valitaan
kahdeksi vuodeksi kerrallaan.
Johtokunta on päätösvaltainen, kun puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan lisäksi
vähintään puolet johtokunnan jäsenistä on paikalla.
Johtokunnan kutsuu kokoon puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan
varapuheenjohtaja. Johtokunta on kutsuttava kokoon, jos vähintään kolme
johtokunnan jäsentä sitä vaatii.
Toiminnanjohtaja toimii johtokunnan esittelijänä ja sihteerinä.

3. Johtokunnan jäsenten perehdyttäminen ja riippumattomuus
Toiminnanjohtaja perehdyttää johtokunnan uudet jäsenet seuraan ja seuran
liiketoimintaan mahdollisuuksien mukaan viipymättä valinnan jälkeen.
Johtokunnan jäsenet arvioivat ensisijaisesti oman riippumattomuutensa käsiteltäviin
asioihin. Johtokunta arvioi jäsentensä riippumattomuuden aina tarpeen mukaan ja
pitää huolta, että esteellisyydet arvioidaan aina tarvittaessa.

4. Johtokunnan tehtävät
Johtokunnan ja sen jäsenten tehtävät perustuvat yhdistyslakiin ja seuran sääntöihin.
Johtokunta on vastuussa seuran tehokkaasta organisoinnista ja hallinnon valvomisesta
seuran parhaiden etujen mukaisesti, sekä seuran jäsenten tekemien päätösten
toimeenpanosta ja valmistelusta. Johtokunnan tulee myös auttaa ylläpitämään seuran
positiivista asemaa ja roolia yhteisössään.

Johtokunnan päätehtäviin kuuluu:

tuoda esitys seuran strategiasta ja arvoista seuran jäsenten hyväksyttäväksi
huolehtia, että seuran vuosittainen toimintasuunnitelma vastaa seuran jäsenten
hyväksymää strategiaa
määritellä strategiset KPI-mittarit ja seurata niiden toteutumista johtokunnan
kokouksissa
pitää seuran strategia ajan tasalla
määritellä seuran hallintomalli ja –rakenne, sekä toimintatehtävät
vastata seuran yritystoiminnan johtamisesta ja asianmukaisista järjestelyistä seuran
toiminnan turvaamiseksi, seurata toimintasuunnitelman toteutumista sekä valvoa
seuran ja sen johdon tehokkuutta, tuloksellisuutta (taloudellisuutta ja vaikuttavuutta) ja
eettistä käyttäytymistä
varmistaa, että seura täyttää lailliset velvoitteensa
vastata jäsenrekisteriin kuuluvien tehtävien hoitamisesta, mukaan lukien
tietosuojalain noudattamisesta
valvoa ja edesauttaa seuran varojen keräämistä
päättää suurista tavallisuudesta poikkeavista investoinneista
laatia seuran talousohjesäännöt ja ylläpitää niitä
vastata asianmukaisesta kirjanpidon valvonnasta, varmistaa vuosittaisen
tilintarkastuksen suorittaminen,ja valvoa seuran talousasioita
laatia budjetti ja valvoa sen täytäntöönpanoa
nimittää toiminnanjohtaja (ja hänen sijaisensa) tai päättää hänen toimikautensa
valvoa toiminnanjohtajan työskentelyä ja arvioida hänen työsuoritustaan
varmistaa seuran johtamisjärjestelmän toiminta
tutkia ja hyväksyä väliaikaisraportteja, talouslaskelmia sekä yrityskatsauksia
hyväksyä seuran riskienhallinnan periaatteet ja valvoa riskienhallinnan ja sisäisten
kontrollien toteuttamista
vastata seuran sääntöjen muuttamisesta, kun siihen on tarve, sekä
muutosilmoituksen teosta Yhdistysrekisteriin silloin, kun sääntöjä on muutettu tai
johtokunnan puheenjohtaja, rekisteriin merkitty johtokunnan muu jäsen ja/tai
nimenkirjoittaja on vaihtunut
järjestää seuran lakimääräiset ja ylimääräiset kokoukset, lähettää jäsenkutsut ja
hoitaa tarvittavat vaalijärjestelyt

5. Johtokunnan puheenjohtajan tehtävät
Puheenjohtajan yleisenä tehtävänä on johtaa johtokunnan työskentelyä niin, että sen
tehtävät tulevat hoidetuksi mahdollisimman tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti.
Tässä tarkoituksessa puheenjohtajan tehtävänä on:

huolehtia siitä, että johtokunta on toimintakykyinen ja päätösvaltainen
seurata toiminnanjohtajan tehtäviä ja valvoa, että toiminnanjohtajalle annetut tehtävät
etenevät toteutukseen
kutsua koolle johtokunnan kokousohjelman mukaiset kokoukset
vastata siitä, että johtokunta kokoontuu muutoinkin tarvittaessa tai jos vähintään
kolme johtokunnan jäsentä sitä vaatii
laatia yhdessä toiminnanjohtajan kanssa esityslistat johtokunnan kokouksia varten
johtaa ja kehittää johtokunnan työskentelyä, valvoa kokousten valmistelua, toimia
kokouksessa puheenjohtajana sekä huolehtia siitä, että kokouksesta pidetään
pöytäkirjaa ja se allekirjoitetaan
huolehtia siitä, että lakisääteiset ja seuran säännöissä määrätyt toimenpiteet ja niihin
liittyvät päätökset tehdään ajallaan
pitää yhteyttä johtokunnan jäseniin ja toiminnanjohtajaan kokousten välillä
pitää tarvittaessa yhteyttä muihin sidosryhmiin
seurata tarkasti seuran toimintaa ja huolehtia sisäisestä valvonnasta
luoda osaltaan hyvä ilmapiiri johtokunnan toiminnalle
vastata siitä, että johtokunnan työskentelyssä noudatetaan johtokunnan hyväksymän
työjärjestyksen määräyksiä
hyväksyä toiminnanjohtajan palkat ja kululaskut

6. Johtokunnan sihteerin ja esittelijän tehtävät
Sihteerin ja esittelijän yleisenä tehtävänä on tukea puheenjohtajan tehtäviä niin, että ne
tulevat hoidetuksi mahdollisimman tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Tässä
tarkoituksessa sihteerin tehtävänä on:

kerätä kokouksissa käsiteltäväksi pyydetyt asiat esityslistaksi
lähettää esityslista puheenjohtajan hyväksymisen jälkeen johtokunnan jäsenille
valmistella kokouksen esityslistan asiat ja toimia esityslistan asioiden esittelijänä
johtokunnan kokouksessa puheenjohtajan ohjeiden mukaisesti
ylläpitää johtokunnan kokousten pöytäkirjaa
huolehtia, että pöytäkirja allekirjoitetaan ja arkistoidaan asianmukaisella tavalla

7. Vakioraportit

strategiset KPI-mittarit
taloushallinnon raportit (seura kustannuspaikkoineen, Blue Idea), toiminta, tulos ja
tase
myynnin ja markkinoinnin raportti
edustusjoukkueen raportti
juniori- ja nuorisotoiminnan sekä naisjalkapalloilun raportti
johtokunnan päätöksien tehtävälista
budjetti (valmistellaan syys-lokakuussa ja hyväksytään lokakuussa) ja sen
käyttöön/täytäntöönpanoon liittyvät raportit
tilinpäätös (valmistellaan joulu- ja tammikuussa ja hyväksytään maaliskuussa;
johtokunta käsittelee tilinpäätöstä maaliskuun kokouksessa)
riskienhallintaraportit

8. Ulkopuolinen valvonta
Tilintarkastuksen tuottaa jäsenten vuosittain hyväksymä tilintarkastusyhteisö.
Tilintarkastus koostuu varsinaisesta tilintarkastuksesta, tilintarkastajan ja
toiminnanjohtajan tapaamisista sekä tilintarkastajan ja johtokunnan tapaamisista.
Muita ulkopuolista valvontaa suorittavia tahoja ovat veroviranomainen ja Palloliiton
lisenssihallinta.

9. Sisäiset ohjeet
Toiminnanjohtajalla on oikeus tehdä sitoumuksia, jotka ovat seuran normaalin
toiminnan. toimintasuunnitelman ja budjetin mukaisia. Yli 3.000 euron sitoumuksiin
toiminnanjohtajan tulee hakea puheenjohtajan hyväksyntä ennen sitoumuksen
tekemistä.
Toiminnanjohtaja tarkastaa seuran operatiiviseen toimintaan liittyvät laskut ja
puheenjohtaja hyväksyy ne. Urheilutoimenjohtaja tarkastaa urheilutoimen laskut ja
toiminnanjohtaja hyväksyy ne.
Varapuheenjohtaja hyväksyy puheenjohtajan kululaskut, joiden kokonaiskuluksi on
arvioitu korkeintaan 100 euroa vuodessa, liittyen etupäässä kumppanitapaamisiin ja
muihin seuran lukuun tehtyihin tapaamisiin.
Toiminnanjohtajalla on käytössään seuran luottokortti, jonka laskut hyväksyy
puheenjohtaja.
Toiminnanjohtaja valitsee ja palkkaa seuran henkilökunnan johtokunnan määrittämän
ohjeistuksen ja budjetin mukaisesti. Toiminnanjohtaja allekirjoittaa pelaajasopimukset
seuran valmennuksen ja urheilutoimenjohtajan esityksen mukaisesti ja johtokunnan
hyväksymän budjetin puitteissa.

10. Hallituksen kokoukset
Johtokunta tekee päätöksensä kokouksissa. Johtokunta kokoontuu vähintään 12
kertaa vuodessa, etukäteen sovitun aikataulun mukaisesti kunkin kuukauden
kolmannella viikolla, ja pitää tarvittaessa ylimääräisiä kokouksia, jotka voivat olla myös
puhelin-, teams tai sähköpostikokouksia.
Johtokunta laatii toimintaansa varten kokouskalenterin (vuosikello liitteenä).
Kokoukset voidaan järjestää myös etäkokouksina teamsilla tai muita teknisiä
apuvälineitä käyttäen.

11. Kokousten koolle kutsuminen
Puheenjohtaja vastaa kokousten koolle kutsumisesta. Toiminnanjohtaja huolehtii
yhdessä puheenjohtajan kanssa hallituksen kokouksen esityslistan laatimisesta.
Kutsu kokouksiin ja kokousmateriaali toimitetaan sähköisesti johtokunnan jäsenille
siten, että se on johtokunnan jäsenillä viimeistään kolme arkipäivää ennen kokousta

12. Asioiden käsittely ja päätöksentekomenettely kokouksissa
Johtokunnan kokouksissa johtaa puhetta puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessa
varapuheenjohtaja.
Johtokunta käsittelee kokouksen esityslistalla olevat asiat. Johtokunnan kokouksissa
käsitellään tämän työjärjestyksen mukaisten asioiden lisäksi vakioasioina edellisen
kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen ja allekirjoittaminen sekä kohdassa 7 olevat
vakioraportit. Johtokunta pitää päätöksistään tehtävälistaa. Päätöksien toteutumista
seurataan listan avulla.
Muita kuin esityslistalla olevia asioita voidaan ottaa käsittelyyn johtokunnan jäsenen tai
toiminnanjohtajan aloitteesta. Muista asioista päätös voidaan tehdä ainoastaan, mikäli
kaikki johtokunnan jäsenet sen hyväksyvät.
Kokouksissa on jäsenten lisäksi läsnä toiminnanjohtaja ja kutsuttuna urheilutoimen
johtaja tai muita henkilökunnan tai seuran edustajia. Asiat johtokunnalle esittelee
toiminnanjohtaja.
Johtokunta on päätösvaltainen, kun puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan lisäksi
vähintään kolme johtokunnan jäsentä on paikalla. Päätökset tehdään yksinkertaisella
äänten enemmistöllä. Kaikille johtokunnan jäsenille on mahdollisuuksien mukaan
varattava mahdollisuus osallistua asian käsittelyyn, jotta johtokunnan päätös voitaisiin
katsoa asianmukaisesti tehdyksi. Äänten mennessä tasan, ratkaisee puheenjohtajan
ääni.

Johtokunnan päätöksestä eri mieltä oleva johtokunnan jäsen voi esittää eriävän
mielipiteensä liitettäväksi kokouksen pöytäkirjaan. Eriävä mielipide on esitettävä
välittömästi päätöksen tekemisen jälkeen.
Johtokunnan jäsen tai toiminnanjohtaja ei saa osallistua hänen ja seuran välisten
sopimusten käsittelyyn, eikä myöskään kolmatta osapuolta koskevan sopimuksen käsittelyyn, jos hänelle saattaa olla siitä taloudellista hyötyä, joka saattaa olla
ristiriidassa seuran etujen kanssa tai joka liittyy seuraan tai muuhun organisaatioon,
jonka toimivan johdon edustajana tai hallintoelimen jäsenenä hän on. Johtokunta
huolehtii esteellisyystilanteiden huomioon ottamisesta aina tarvittaessa. Johtokunnan
jäsenen tulee aina myös itse arvioida ja harkita itsensä jääväämistä.
Päätösvaltaisuus edellyttää, että kutsu kokoukseen on asiamukaisesti toimitettu
kaikille jäsenille. Kutsun puutteellisuus korjautuu, mikäli kaikki jäsenet ovat läsnä
kokouksessa tai mikäli jäsenet hyväksyvät jälkikäteen tehdyt päätökset esimerkiksi
pöytäkirjan allekirjoittamalla.

13. Pöytäkirja
Johtokunnan kokouksista laaditaan kalenterivuoden mukaan juoksevasti numeroitu
pöytäkirja. Pöytäkirjassa on mainittava kokouksen aika ja paikka sekä läsnä olleet
johtokunnan jäsenet. Pöytäkirjan pitämisestä vastaa puheenjohtaja. Sihteerinä toimii
toiminnanjohtaja.

Pöytäkirja pidetään lyhyen päätöspöytäkirjan muodossa. Tärkeissä asioissa myös
päätöksen pääperusteet kirjataan pöytäkirjaan tai sen liitteeseen. Pöytäkirjan merkitään
mahdolliset eriävät mielipiteet, mahdolliset äänestykset ja johtokunnan jäsenten
jääviydet.

Pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja ja sihteeri. Allekirjoituksen sijasta
puheenjohtaja ja sihteeri voivat myös hyväksyä pöytäkirjan sähköisesti, mutta tällöin on
vaadittava lisäksi kaikkien kokoukseen osallistuneiden kuittaus hyväksynnästä.
Pöytäkirja toimitetaan johtokunnan jäsenille liitteineen kunkin kokouksen jälkeen sitten,
kun puheenjohtaja ja toiminnanjohtaja ovat sen hyväksyneet. Sihteerin on toimitettava
pöytäkirja puheenjohtajalle viikon kuluessa kokouksesta. Pöytäkirja hyväksytään
johtokunnan seuraavassa kokouksessa.
Pöytäkirjat säilytetään seuran koko olemassaoloajan sähköisesti seuran ja
kirjanpitoyhteisön arkistoissa.

14. Tiedon toimittaminen johtokunnalle kokousten välillä
Toiminnanjohtajan velvollisuus on pitää puheenjohtaja hyvin informoituna seuran
päivittäisestä tilanteesta.
Toiminnanjohtaja on velvollinen myös oma-aloitteisesti informoimaan seuran
johtokuntaa tärkeissä seuran toimintaan liittyvissä asioissa, kuten myynnin
kehityksestä, maksuvalmiuden ja kannattavuuden olennaisista muutoksista,
huomattavista luottotappioista sekä merkittävistä pelaaja- ynnä muista sopimuksista

15. Johtokunnan toiminnasta tiedottaminen
Johtokunta tiedottaa työskentelystään, ja seuran toiminnasta yleensä, seuran jäseniä
seuraavasti:

vähintään kuusi jäsenkirjettä vuodessa; ja
vähintään kaksi informaatiotilaisuutta vuodessa.

16. Johtokunnan toiminnan arviointi
Johtokunta arvioi toimintaansa ja työskentelytapojaan. Arviointi toteutetaan sisäisenä
itsearviointina kerran vuodessa, johtokunnan vuosikellon määrittelemänä ajankohtana.
Arvioinnin tarkoituksena on selvittää, miten johtokunnan toiminta on toteutunut ja miten
sitä voitaisiin kehittää.

RoPS Ry Johtokunta 18.12.2023