RoPS viestintäohjeet

Yhtenäisellä viestintätavalla toteutetaan vaikuttavia viestintätekoja, jotka palvelevat koko yhteisöä.

Tutustu myös:

Sisäinen viestintä

RoPS:ssa sisäisen viestinnän tavoitteena on vahvistaa seuratoimijoiden
yhteenkuuluvuuden tunnetta. Tehokas, selkeä ja avoin viestintä lisää keskustelua,
aktiivisuutta, sitoutumista ja vaikutusmahdollisuuksia seurassa.
Sisäinen viestintä ei ole ylhäältä alas rakennettua vaan monisuuntaista
tiedonjakamista. Tiedonkulusta huolehtiminen on osaltaan jokaisen ropsilaisen
vastuulla. On huolehdittava, että jokaisella on käytössään kaikki tarvittava tieto omien
tehtäviensä suorittamiseksi.

Toimihenkilöillä tulee olla ensimmäisenä tieto heitä ja heidän työtään koskevista
muutoksista ja tapahtumista. Jokaisella tulee olla käytössään myös työssä
tarvitsemansa ohjeet. Tällöin toimijat tietävät miten asioita valmistellaan ja ratkaistaan
sekä kuka tai ketkä tekevät päätöksiä seuran asioista.
Sisäisen viestinnän tavoitteena on myös kertoa selkeästi ja avoimesti mitä seurassa
tapahtuu. Toimiva sisäinen viestintä on toimintamme edellytys.
RoPS:ssa tärkeimmät sisäisen viestinnän kohderyhmät ovat seuran työntekijät,
joukkueiden valmentajat, toimihenkilöt, pelaajat sekä heidän perheensä ja jäsenet.
Joukkuekohtaisessa sisäisessä viestinnässä kohderyhmänä ovat pelaajat ja heidän
perheensä sekä joukkueen toimihenkilöt, jotka yleensä ovat talkooperiaatteella tehtäviä
hoitavia pelaajien vanhempia.

Sisäisen viestinnän kanavat
Viestinnässä käytetään useita erilaisia kanavia, tapahtumia ja alustoja, joista jokaiselle
on paikkansa ja aikansa. On kuitenkin hyvä sopia yhteisistä käytännöistä, jotta
tavoitamme tarvittaessa kaikki seuramme jäsenet ja toimijat.
RoPS tiedottaa ajankohtaisista asioista säännöllisesti julkaistavalla uutiskirjeellä, joka
jaetaan sähköpostitse niin sisäisille kuin ulkoisille kohderyhmille.

myClub
myClub on sähköinen jäsenpalvelu, jonka avulla seura hallinnoi jäsen- ja
asiakasrekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja
jäsenviestintää. Seuran kaikkien joukkueiden tulee käyttää myClubia.

WhatsApp-ryhmät
WhatsApp on työkalu nopeaan ja päivittäiseen viestintään. Ryhmien ylläpitäjien on
huolehdittava, että jokainen asianomainen kuuluu ylläpitämäänsä ryhmään. Joukkueen
sisäisistä ryhmistä huolehtii joukkueenjohtaja. Muiden ryhmien ylläpidosta vastaavat
seuran työntekijät.

Valmentajien ryhmä (valmennuspäällikkö/junioripäällikkö vastaa)
Joukkueenjohtajien ryhmä (urheilujohtaja vastaa)
Joukkueen sisäiset ryhmät (joukkueenjohtajat vastaavat)

Sähköpostilistat
myClub on pääsääntöisesti korvannut sähköpostin seuran tiedottamisessa.
Tarvittaessa sähköpostia voidaan edelleen käyttää, mikäli se katsotaan
tarkoituksenmukaiseksi.

Valmentajien postituslista (valmennuspäällikkö/junioripäällikkö vastaa)
Joukkueenjohtajien postituslista (urheilujohtaja vastaa)
Nappuloiden postituslista (nappulapäällikkö vastaa)
Joukkueiden sisäiset postituslistat (joukkueenjohtajat vastaavat)
Joukkueenjohtajat huolehtivat, että tiedot postituslistoilla ovat ajan tasalla erityisesti,
mikäli taustahenkilöissä tapahtuu muutoksia.
Microsoft Teams
Microsoft Teams on käytössä seuran avainhenkilöillä muun muassa nopeaan
viestinvaihtoon, tietojen ja tiedostojen jakamiseen, tapaamisista sopimiseen sekä
etätapaamisten järjestämiseen. Myös valmennukseen liittyvää materiaalia jaetaan
Teamsin kautta.
Google Drive
Seura käyttää myös Google Drive -pilvipalvelua materiaalin jakamiseen.

Ulkoinen viestintä

Ulkoisella viestinnällä teemme toimintamme näkyväksi. Luomme positiivista kuvaa
Rovaniemen Palloseurasta pohjoissuomalaisena, lappilaisena sekä tavoitteellisena
urheiluseurana. Seuran tavoitteellisesta ja suunnitelmallisesta markkinoinnista ja
markkinointiviestinnästä vastaa johtokunnan alaisuudessa työskentelevä työryhmä.
Ulkoisen viestinnän kautta tavoitamme seuraajamme, kannattajamme,
sidosryhmämme sekä alueelliset päättäjät. Edustusjoukkueemme ja pelaajamme
kiinnostavat myös valtakunnallisesti sekä rajojen ulkopuolella.

Onnistuneella viestinnällä pystymme vahvistamaan pohjoista brändiämme sekä
edistämään seuran tavoitteita muun muassa harrastajamäärän kasvattamisessa,
olosuhteiden kehittämisessä sekä kumppanuuksien hankinnassa.
Erityisesti sosiaalisen median maailmassa on tärkeää muistaa, että jokainen RoPS:n
värejä kantava seuratoimija on samalla omalta osaltaan ulkoinen viestijä. Negatiivinen
käyttäytyminen sosiaalisessa mediassa heijastuu samalla koko seuraan.

Virallinen tiedotus
Vastuu seuran virallisesta tiedottamisesta kuuluu seuran toiminnanjohtajalle ja
johtokunnan puheenjohtajalle. Viestintäkanavia ovat mediatiedotteet sekä verkkosivut
ja sosiaalisen median kanavat.

Päivittäisviestintä
Päivittäisviestintää ovat esimerkiksi otteluennakot ja -raportit, pelaajahaastattelut,
sosiaalisen median päivitykset ja muu tiedottaminen, jolla kerrotaan seuran sekä
joukkueiden päivittäisestä toiminnasta.
Seuran viestinnästä vastaa seuran toiminnanjohtaja ja päivittäisviestintää voivat hoitaa
myös muut hänen valtuuttamansa henkilöt. Joukkueiden viestinnästä vastaavat
joukkueenjohtajat tai joukkueen erikseen nimeämät viestintä/somevastaavat. Seuran
työntekijät toimivat joukkueiden viestinnästä vastaavien henkilöiden tukena.

Markkinointiviestintä
Markkinointiviestinnäksi katsotaan tässä ohjeistuksessa muun muassa graafinen ilme,
ottelumainokset ja asiakaskirjeet. Seura toteuttaa suunnitelmallista monikanavaista
markkinointiviestinnän suunnitelmaa ja vuosikelloa. Markkinointiviestinnästä vastaa
seuran toiminnanjohtaja yhteistyössä markkinointityöryhmän kanssa.
Seuran joukkueet voivat vastata omasta markkinointiviestinnästä myös itse. Tällöin on
huolehdittava yhtenäisestä graafisesta ilmeestä sekä siitä, ettei esimerkiksi
kumppanuuksien kanssa synny ristiriitoja.

Seuran ulkoisen viestinnän kanavat
Seura huolehtii, että sen käyttämät kanavat ovat aktiivisia, toimivia ja tiedot
ajantasaisia. Seuran kanavilla jaetaan mielellään myös joukkueiden tuottamaa
materiaalia.

Verkkopalvelut on seuran kotipesä (www.rops.fi)
Verkkosivut palvelevat niin seuran ulkoisia kuin sisäisiäkin tiedon hakijoita.
Verkkosivujen ylläpidosta vastaavat seuran työntekijät. Sivuilta löytyvät aina seuraavat
asiat:

Seuran toimihenkilöiden ja johtokunnan yhteystiedot
Joukkueiden yhteystiedot
Säännöt ja ohjeet
Tietoa seuran ikäkausi- ja nappulatoiminnasta sekä toimintaan liittymisestä
Ikäkausijoukkueiden omat sivut
Ajankohtaiset uutiset ja tiedotteet
Ainakin seuran edustusjoukkueiden ottelut ja tulokset
Yhteistyökumppanit
Seuran strategia

Sosiaalisen median kanavat
Seuran sosiaalisen median kanavat ovat tällä hetkellä (2/2025) Facebook, Instagram, LinkedIn sekä YouTube. Näiden kanavien ylläpidosta vastaa seuran toiminnanjohtaja ja hänen valtuuttamansa henkilöt. Viestipalvelu X:n (entinen Twitter) sisällöntuotannosta luovuttiin helmikuussa 2025.

Postituslistat
Seuran käytössä on ulkoiseen viestintään postituslistat medialle,
yhteistyökumppaneille sekä asiakkaille. Pääsy listoille on ainoastaan seuran
työntekijöillä, mutta pyydettäessä myös joukkueiden materiaalia voidaan jakaa, mikäli
se nähdään tarpeelliseksi.

Joukkueiden ulkoinen viestintä
Joukkueiden viestinnästä vastaa joukkueenjohtaja tai joukkueelle erikseen nimetty
viestintävastaava, jonka tukena toimivat seuran työntekijät. Myös joukkueiden
viestinnässä tulee noudattaa seuran graafisia ohjeita.
Joukkueiden omilta verkkosivuilta tulisi löytyä vähintäänkin joukkueen valmentajien ja
oleellisten taustahenkilöiden yhteystiedot. Muuta suositeltavaa sisältöä ovat joukkueen
harjoitusajat ja yhteistyökumppanit.
Joukkueet voivat luoda itse omat sosiaalisen median kanavansa haluamiinsa
palveluihin. Suositeltu kanava joukkueille on Instagram. Kanavien ylläpidosta huolehtii
joukkueen itse nimeämä(t) somevastaava(t).
Sosiaalisessa mediassa, kuten kaikessa viestinnässä, pyrimme luomaan kuvaa
positiivisesta, lappilaisesta mutta myös tavoitteellisesta seurasta. Emme arvostele
omia emmekä vastustajia.

Kanavien nimeämisessä hyvänä käytäntönä on pitää, että nimessä esiintyy RoPS tai
Rovaniemen Palloseura sekä joukkueen ikäkausi esimerkiksi P12 tai T08.
Logona tulee käyttää seuran virallista logoa sekä noudattaa yhteisesti hyväksyttyjä
graafisia ohjeita. Logoa ei saa muuttaa. Alkuperäisen aineiston saa seuran
verkkosivuilta tai seuran työntekijöiltä. Joukkueen peliasuissa käytetään seuran
virallista logoa. Joukkueen vapaa-ajan asuissa voidaan käyttää myös tekstilogoa (kts.
graafinen ohjeisto).

Joukkueiden To Do -lista:
Käyttehän joukkueessanne läpi seuraavat kohdat

Sopikaa joukkueen viestinnästä vastaava henkilö/henkilöt (yleensä
joukkueenjohtaja tai erikseen nimetty viestintävastaava).
Perehtykää seuran brändistrategiaan sekä graafisiin ohjeisiin. Niitä tulee
noudattaa kaikissa tilanteissa.
Tarkastakaa joukkueen yhteystiedot seuran sivuilta ja ilmoittakaa mahdollisista
muutostarpeista.
Perustakaa omat some-kanavat. Huomioikaa nimeämiskäytäntö sekä logon
käyttö.
Käykää läpi tämä viestintäohjeistus kaikkien toimihenkilöiden kanssa.
Olkaa rohkeasti yhteydessä seuran työntekijöihin/viestintävastaaviin, mikäli
teillä on kerrottavaa, joka sopisi jaettavaksi myös seuran verkkosivuilla tai somekanavissa.
Instagram-päivityksissä ”tägää” @ropsrovaniemi, niin viestisi on helpompi jakaa
myös seuran päätilillä.
Seuran työntekijät auttavat kaikessa viestintään liittyvissä asioissa, mikäli
tarvitsette apua esimerkiksi materiaalin käytössä tai materiaalin tuottamisessa.

Kriisiviestintä

Kriisin kohdatessa on tärkeää, että seura puhuu yhdellä suulla. Tilanteeseen puututaan
nopeasti sekä totuudenmukaisesti seuran avoimuusperiaatteita noudattaen.
Kriisiviestinnästä vastaa aina seuran puheenjohtaja, jolle myös mahdolliset median
tiedustelut ohjataan.

Mikäli kyse on lasten ja nuorten koskemattomuuteen liittyvästä asiasta, on muistettava
asioiden arkaluonteisuus uhrin kannalta. Näissä tapauksissa vastuuhenkilöt ovat
seuran junioripäällikkö alle 15-vuotiaissa ja urheilutoimenjohtaja sitä vanhemmissa.
Lisätietoja on seuran toimintaohjeessa lasten ja nuorten koskemattomuuden
turvaamiseksi.

Lait, säännökset ja suositukset

Seurojen viestintää määrittävät monet lait ja suositukset kuten yhdistyslaki,
tekijänoikeuslaki ja tietosuojalaki. Tämä ohjeistus määrittää minimitason seuran ja
joukkueiden viestinnälle. Euroopan tietosuoja-asetus GDPR koskee rekistereiden pitoa
sekä henkilötietojen käsittelyä.

Joukkueenjohtajat ja mahdolliset muut taustahenkilöt saavat tietoonsa pelaajiin sekä
heidän perheisiinsä liittyviä asioita. Näitä koskee ehdoton vaitiolovelvollisuus. Kaikista
asiakirjoista – sähköisistä ja paperisista – tulee huolehtia asianmukaisesti, ja ne on
tuhottava tietoturvallisesti sen jälkeen, kun niitä ei enää tarvita.
Kuvien käytössä on muistettava tekijänoikeudet. Henkilötietojen julkaisuun – kuten
kuva tai pelaajan nimi – on oltavat huoltajan ja yli 13-vuotiaan kohdalla myös pelaajan
suostumus. Lisätietoja on saatavilla seuran joukkueenjohtajien ohjeistuksesta.